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Iscrizione SIUD

Regolamento

Regolamento

Parte A

Ammissione, diritti e doveri del socio

Possono fare parte dell’Associazione studiosi italiani e stranieri, la cui attività clinico-scientifica o i cui interessi siano rivolti all’ urodinamica, alla continenza urinaria, alla neuro-urologia ed alle disfunzioni del pavimento pelvico (Art. 7 dello statuto della società).

La domanda di ammissione, redatta su apposito modulo approvato dal Consiglio Direttivo (CD), va indirizzata alla segreteria amministrativa dell’associazione.

L’ammissione del nuovo socio è deliberata dal CD nella prima riunione successiva al ricevimento della domanda ed è attiva solo dopo il pagamento della quota associativa con comunicazione da parte della segreteria.

Tutti i soci, esclusi quelli onorari, sono tenuti al pagamento della quota associativa annuale. L’ammontare della quota associativa viene deliberata dal CD.

La quota associativa dura un anno solare e può essere versata tramite bonifico bancario, conto corrente postale e deve essere corrisposta entro il 31 dicembre per l’anno successivo. Il socio che non paga la quota associativa non ha alcun diritto.

Per statuto dopo due anni di mancato pagamento il Socio decade e va avvisato dalla Segreteria Amministrativa.

Pertanto chi paga in sede Congressuale e comunque dopo il 31 dicembre perde temporaneamente i diritti di Socio fino alla regolarizzazione della sua posizione.

E’ previsto inoltre il pagamento di un contributo aggiuntivo che copra le spese di iscrizione all’International Continence Society (ICS) e l’abbonamento alla rivista ufficiale di questa società (Neurourology and Urodynamics) che verrà così inviata per un anno solare solo ai soci che avranno corrisposto il pagamento entro il 31 dicembre. Possono essere esonerati da tale contributo aggiuntivo, senza pertanto essere iscritti all’ICS né ricevere la rivista, solo i soci che certificano di essere specializzandi, infermieri, ostetriche o terapisti della riabilitazione.

Tutti i Soci in regola con il pagamento della quota sociale da almeno 3 anni possono essere eletti per il rinnovo del CD, purchè non risultino già in carica in Consigli Direttivi o Esecutivi di altre Società Scientifiche Nazionali. Risultano eletti i Soci che ricevono il maggior numero di voti.

Parte B

Convocazione e svolgimento assemblea dei soci ed elezione del CD

L’Assemblea è convocata a mezzo posta ordinaria, elettronica, fax, da inviarsi a ciascun socio con almeno 10 giorni di anticipo sulla data fissata, nonché con ogni altra forma di pubblicità che il Consiglio Direttivo ritiene idonea al fine di garantire l’efficacia del rapporto associativo.

Con le stesse modalità deve essere inoltre garantito un idoneo regime pubblicitario per le deliberazioni assembleari assunte, per i bilanci e rendiconti economici e finanziari conseguentemente approvati.

L’assemblea ordinaria si considera regolarmente costituita quando, in prima convocazione, sia presente almeno la metà dei soci in regola con il pagamento della quota associativa. In seconda convocazione, l’assemblea è validamente costituita quale che sia il numero dei soci intervenuti, salvo che essa sia straordinaria e debba deliberare anche su proposte di modifica dello statuto; in tal caso, ai fini della valida costituzione dell’assemblea in seconda convocazione è necessario che sia presente almeno il 10% degli associati in regola con il pagamento della quota associativa.

In prima e in seconda convocazione, le delibere assembleari sono adottate a maggioranza dei voti dei soci intervenuti (Art. 19 e 20 dello statuto societario).

L’assemblea ordinaria, salvo casi eccezionali, viene solitamente indetta durante lo svolgimento del congresso scientifico nazionale annuale per favorire la partecipazione dei soci.

Le votazioni per l’elezione del CD avvengono di norma durante lo svolgimento del Congresso Nazionale per consentire la maggior partecipazione possibile. I soci che desiderano candidarsi ad essere eletti devono presentare richiesta scritta al Presidente della società almeno 1 settimana prima dello svolgimento delle elezioni. Il Presidente ne valuta i requisiti di eleggibilità e provvede a preparare l’elenco dei candidati, che dovrà essere esposto in vicinanza del seggio elettorale. L’espletamento del voto avviene in modo segreto, in apposito seggio elettorale, senza deleghe e con apposite schede predisposte dalla segreteria amministrativa su cui compaiono 9 spazi per l’inserimento dei nominativi. L’apertura del seggio deve durare almeno 8 ore. Lo scrutinio avviene subito dopo la chiusura del seggio e deve essere eseguito dal Presidente o dal Segretario e da almeno 2 scrutatori nominati dal CD. Vengono eletti i candidati che ottengono il maggior numero di voti. Il Collegio dei Probiviri viene eletto dai Soci contemporaneamente al CD scegliendo tra candidati o designati dal CD scelti tra i Soci Onorari.

Parte C

Consiglio Direttivo

Il CD si riunisce in via ordinaria almeno tre volte l’anno su iniziativa del Presidente o di almeno un terzo dei consiglieri.

Il CD è convocato dal Presidente, con preavviso scritto di 30 giorni. La convocazione contiene l’ordine del giorno della seduta.

Il Consiglio è valido se è presente la maggioranza dei membri.

Le deliberazioni vengono prese a maggioranza assoluta dei presenti e in caso di parità prevale il voto del Presidente.

Di ogni CD viene redatto un verbale a cura del Segretario, da approvare all’inizio della riunione successiva.

Il Presidente può costituire all’interno del CD un organo esecutivo ristretto chiamato Ufficio di Presidenza composto dal Presidente, Past-President, Vice-Presidente, Segretario e in funzione delle decisioni da prendere il Tesoriere o altro membro del CD incaricato su quell’argomento.

Il CD si organizza al suo interno con commissioni e incarichi specifici per obiettivi (es. gestione del sito, della rivista, rapporti con le altre Società, ecc.). Per la composizione delle commissioni può avvalersi di soci o esperti esterni alla società al fine di conseguire al meglio gli obiettivi della commissione.

Viene delegato dal CD al proprio interno un consigliere incaricato di organizzare il Congresso Nazionale che deve riferire regolarmente al Presidente e periodicamente al CD.

Decisioni operative, anche relative al Congresso Nazionale, possono essere prese per via telematica dal CD o dall’Ufficio di Presidenza, ma vanno verbalizzate nella riunione successiva.

E’ compito del CD:

a) curare l’edizione del sito (e dei suoi aggiornamenti) e delle newsletter;

b) incentivare, coordinare e sostenere iniziative culturali;

c) curare, direttamente o tramite altro – organizzatore o provider – l’accreditamento ECM degli eventi scientifici e formativi;

d) tenere i rapporti con le Ditte farmaceutiche e medicali;

e) organizzare il congresso nazionale annuale in tutti i suoi aspetti scientifici, logistici e finanziari coinvolgendo quando ritenuto opportuno il Presidente del Congresso;

f) regolamentare le attività dei Soci e dei Gruppi Interdisciplinari Regionali (GIR- SIUD);

g) tenere i rapporti con le Società mediche affini, nazionali ed internazionali, soprattutto quelle che si occupano di neuro-urologia, continenza e piano perineale;

h) promuovere gli aspetti educazionali e sociali della continenza e perseguire ogni altra iniziativa volta ai fini istituzionali della SIUD;

E’ compito del Segretario della Società:

a) redigere i verbali del CD;

b) raccogliere il materiale scientifico congressuale ed informare i soci dell’accettazione o meno e dell’eventuale trasformazione in poster del contributo scientifico almeno 1 mese prima del Congresso;

c) cooperare direttamente con il Consigliere delegato, con l’Ufficio di Presidenza e con il Presidente del Congresso Annuale ad organizzare il Congresso.

E’ compito del Tesoriere:

a) redigere il bilancio;

b) seguire la gestione finanziaria;

c) collaborare con la Segretaria Amministrativa, lo studio commercialista, controllarne l’operato e seguire l’andamento dell’Albo dei Soci;

d) riferire al CD ed all’Assemblea dei Soci l’andamento finanziario della Società

Hanno la firma sul c.c. il Presidente della Società ed il Tesoriere.

E’ prevista una Segreteria Amministrativa nominata o confermata dal CD subentrante i cui compiti sono i seguenti:

a) gestire ed aggiornare l’archivio informatizzato dei Soci;

b) gestire la corrispondenza amministrativa, in particolare provvedere alla richiesta di pagamento delle quote sociali annuali la cui scadenza è fissata per il 31 gennaio per l’anno in corso, sollecitare i morosi, trasferire alla International Continence Society la quota per l’iscrizione automatica dei soci alle due società.

c) fornire ogni anno, in occasione del congresso annuale e dell’Assemblea Ordinaria, un elenco aggiornato dei Soci;

d) gestire ed aggiornare l’archivio societario, con le modifiche via via apportate allo statuto ed al regolamento e con la conservazione dei verbali di assemblea e delle riunioni del CD;

e) gestire la contabilità societaria e mantenere rapporti con il commercialista sotto il diretto controllo del Tesoriere;

f) fornire al Tesoriere ed al Presidente trimestralmente i dati relativi alla contabilità ed annualmente i dati necessari per redigere il bilancio consuntivo;

g) attuare le spedizioni postali usuali (rendiconto annuale di assemblea, convocazione annuale della seduta amministrativa) ed intercorrenti;

h) collaborare strettamente con il Presidente e con i Componenti del CD per ogni evenienza utile alla Società;

i) presenziare eventualmente alle riunioni del CD;

j) essere presente al Congresso Nazionale Annuale ed eventualmente ai Corsi – Simposi organizzati dalla Società.

E’ previsto un compenso adeguato ai compiti della Segreteria amministrativa, da aggiornare in base all’andamento economico.

E’ prevista la figura di una Segretaria del Presidente, da quest’ultimo prescelta.

E’ compito della Segretaria del Presidente gestirne la corrispondenza ed i contatti personali, in coordinazione con la Segreteria Amministrativa e tutti i componenti del Consiglio Direttivo.

E’ previsto un compenso proporzionato ai compiti della Segretaria del Presidente, da aggiornare in base all’andamento economico.

E’ prevista una sede amministrativa in cui viene raccolta la documentazione ed i beni strumentali della società.

Parte D

Il Congresso Nazionale

1) Presidente del Congresso Nazionale

L’ assemblea elegge tra i Soci in regola, preferibilmente con due anni di anticipo, il Presidente del Congresso Nazionale.

La candidatura va presentata per iscritto al Presidente della Società almeno due mesi prima della data dell’Assemblea insieme ad una esauriente e dettagliata descrizione delle caratteristiche della sede congressuale proposta (capienza delle aule, superficie dell’area espositiva nell’immediata vicinanza dell’aula principale, spazi per registrazioni, segreteria congressuale e segreteria SIUD, disponibilità di camere d’albergo e loro distanza dalla sede congressuale, capienza della sala per la Cena Sociale e sua distanza dalla sede congressuale, etc).
Tale progetto, per essere accolto, dovrà rispondere ai requisiti fissati dal Consiglio Direttivo in carica.

Il Presidente del Congresso collabora alla realizzazione del programma scientifico e sociale del Congresso elaborato dal Consiglio Direttivo.

2) Svolgimento del Congresso Nazionale

a) Struttura e durata del Congresso.

Il Congresso comprende:

  • la cerimonia inaugurale
  • un programma scientifico
  • l’ assemblea dei Soci e la seduta amministrativa
  • una mostra espositiva di materiale scientifico

Il Congresso ha una durata variabile in funzione del programma scientifico.

b) Programma Scientifico

Il Programma Scientifico è elaborato dal CD sulla base dei contributi inviati entro la scadenza stabilita. Se opportuno, il CD può indicare ai soci temi di particolare interesse ed attualità su cui concentrare, se possibile, i contributi scientifici. Una apposita commissione nominata dal CD esamina anonimamente tali contributi e seleziona quelli più meritevoli di essere presentati al Congresso.

Il Programma Scientifico può comprendere oltre a comunicazioni, poster, video, anche letture per invito, workshop e simposi o meeting finanziati favorendo aspetti di multidisciplinarietà.

Il Programma Scientifico deve in ogni caso favorire la partecipazione dell’uditorio, prevedendo sempre ampi tempi per la discussione.

I concetti e le indicazioni espresse dai diversi relatori durante il congresso non rappresentano il pensiero della Società, che va eventualmente ricercato nelle linee guida pubblicate dalla SIUD o presentate sul sito della società. La SIUD desidera assicurare indipendenza, obiettività e rigore scientifico in tutte le attività educazionali svolte, indipendentemente o insieme a partners. Per questo motivo, il primo Autore (presentatore) di ogni lavoro scientifico dovrà dedicare la prima slide della propria comunicazione alla dichiarazione di Assenza/Presenza Conflitto di Interessi secondo le modalità e i termini fissati dalla segreteria scientifica. Tali termini saranno ampiamente dettagliati, dalla Segreteria Scientifica, al momento della comunicazione di accettazione del lavoro inviato. Al presentatore, sarà inoltre richiesta la firma in originale della medesima dichiarazione al momento della consegna delle slides in sede di evento.

c) Organizzazione delle attività scientifiche

E’ auspicabile l’avvicinamento temporale di sessioni o altre manifestazioni scientifiche di argomento affine.

Il presentatore di ogni lavoro accettato deve provvedere all’iscrizione al Congresso. In caso di mancata presentazione del lavoro senza adeguata e tempestiva giustificazione, il CD può prendere provvedimenti in merito alla presentazione di ulteriori contributi negli anni successivi.

Eventuali Corsi di aggiornamento, simposi satelliti o minisimposi finanziati potranno essere inseriti in tempi diversificati rispetto alle sessioni in cui è suddiviso il programma scientifico. Lo svolgimento di tali attività deve seguire le seguenti regole:

  •  La SIUD deve valutare il programma e può suggerire motivate variazioni se lo ritiene opportuno per una più adeguata organizzazione del Congresso.
  •  Il programma completo di argomenti, tempi, nomi dei relatori e moderatori deve essere inviato all’incaricato del CD almeno 2 mesi prima del Congresso.

d) Coordinatore di Sessione Scientifica

Il Coordinatore di sessione scientifica può essere proposto dai membri del CD o dal Presidente del Congresso ed è nominato dal membro del CD incaricato all’organizzazione scientifica del Congresso previo parere favorevole del Presidente SIUD con i seguenti compiti:

  • deve programmare la sessione cercando di inserire gli argomenti più attuali ed invitare i relatori più esperti in quel settore rimanendo nei limiti temporali assegnati e lasciando ampio spazio alla discussione;
  •  deve provvedere personalmente all’invito dei Relatori informandoli dell’argomento, del tempo a disposizione e della necessità di provvedere in proprio all’iscrizione, viaggio e soggiorno durante il congresso. Situazioni di difficoltà nel reperire la liquidità finanziaria necessaria alla copertura delle spese possono essere segnalate dal relatore al Coordinatore e da questi all’incaricato del CD.

Il programma scientifico della sessione deve essere condiviso con l’incaricato del CD prima di procedere agli inviti. Il delegato del CD sorveglierà sulla tempistica degli adempimenti necessari.

Questa regolamentazione deve essere comunicata ad ogni coordinatore al momento dell’accettazione dell’incarico.

e) Proceedings del Congresso

I Proceedings del Congresso vengono pubblicati su un volume edito a stampa o un numero apposito di una rivista del settore.

f) Premi e concorsi speciali

Allo scopo di incentivare il livello qualitativo dei contributi scientifici, la SIUD potrà mettere a disposizione alcuni premi e/o borse di studio per le migliori comunicazioni o poster o video.

La Commissione che valuta i lavori e aggiudica i premi viene di volta in volta nominata dal CD.

g) Attività extracongressuali

Il Programma delle attività extracongressuali verrà realizzato dal Presidente del Congresso in accordo con il CD e comunque dovrà evitare che tali attività siano in contrasto con le prioritarie attività scientifiche del Congresso. Si raccomanda in particolare che le colazioni di lavoro fra le sessioni mattutine e quelle pomeridiane siano semplici e tali da consentire il rispetto dell’orario di inizio di queste ultime.

h) Stand ed esposizioni

Dovrà essere incoraggiata la visita agli stand delle ditte espositrici.

i) Scala dei tempi

La deadline per la presentazione dei contributi scientifici (comunicazioni, poster, videotape) deve precedere di almeno 4 mesi il Congresso. I filmati devono pervenire al Segretario unitamente all’abstract entro la data prestabilita e la loro durata non può superare i 5 minuti.

Il Segretario o chi per esso a nome del CD, comunica l’accettazione o meno dei contributi scientifici e la loro eventuale trasformazione in poster almeno 1 mese prima dello svolgimento del Congresso.

l) Quota di iscrizione

La quota di iscrizione al Congresso per i non soci deve prevedere una somma aggiuntiva pari almeno alla quota associativa annuale. L’iscritto al Congresso può diventare così temporaneamente socio per un anno purché assolva agli altri compiti necessari per l’approvazione da parte del CD.

Parte E

Iniziative Culturali

1) Corsi o Convegni

Il CD potrà organizzare nell’arco dell’anno sociale Corsi o Convegni di aggiornamento e Meeting su temi di attualità, invitando alcuni fra i più noti esperti italiani o stranieri negli specifici campi di interesse.

Tali Corsi o Convegni prevedono una quota di iscrizione ed il rilascio di un attestato per ogni partecipante.

2) News Letter

Il CD può redigere una pubblicazione a carattere informativo, a scadenza di due o più volte l’anno, che ha lo scopo di mantenere un contatto fra i Soci.

3) Patrocinio

La SIUD può patrocinare, a seguito di richiesta scritta al Presidente e su parere favorevole del CD, iniziative scientifiche su argomenti di urodinamica e affini seguendo le seguenti norme:

a) La richiesta di patrocinio SIUD, formulata per iscritto, va indirizzata al Presidente e dovrà pervenire almeno due mesi prima dello svolgimento dell’evento.

b) La richiesta va accompagnata da:

  • Programma dettagliato dell’evento in cui siano riportati i nomi degli organizzatori e dei relatori e la relativa qualifica professionale (figura professionale e specializzazione), nonchè i titoli delle relazioni;
  • Relazione di accompagnamento in cui siano riassunti brevemente il razionale dell’evento, gli obiettivi e il target dei partecipanti.

c) Il Presidente può concedere il patrocinio in caso di necessità senza attendere la convocazione del CD, avendone informato i membri inviando via e-mail il materiale di cui al punto b. In caso uno o più membri ritenessero opportuno discutere la concessione del patrocinio, dovranno esplicitarlo al Presidente entro 7 giorni ed in tal caso la concessione dovrà essere discussa con i membri del CD utilizzando di necessità la via telematica

4) Attività ECM.

La SIUD ha la facoltà di provvedere all’accreditamento seguendo le norme ECM a sezioni del Congresso Nazionale ed a tutte le iniziative culturali che ritiene opportune.

Parte F

Gruppi Interdisciplinari Regionali.

1. Sono istituiti i Gruppi Interdisciplinari Regionali (GIR-SIUD) che sono costituiti da tutti i Soci SIUD della/e Regione/i e le cui attività sono dirette da un Coordinatore nominato dal CD.

2. Obbiettivo principale è la diffusione capillare, nelle varie aree geografiche di competenza, delle problematiche correlate alla urodinamica, continenza, neurourologia e disfunzioni del pavimento pelvico, raccogliendo le esigenze e le potenzialità locali e promuovendo la SIUD nelle realtà sanitarie regionali

3. Il CD all’nizio del proprio mandato stabilisce il numero di GIR-SIUD con l’eventuale aggregazione di più regioni, nomina per ogni GIR un Coordinatore, tra i Soci in regola da almeno 3 anni e che non fanno parte del CD stesso, il quale resta in carica fino a scadenza del mandato del CD che lo ha nominato.

4. Il Coordinatore si avvale di collaboratori che rappresentino le varie specialità mediche e professioni sanitarie scelti tra i Soci SIUD della Regione, può cooptare non-Soci interessati alle discipline urodinamiche favorendone l’iscrizione alla SIUD e collaborare con altre figure professionali (es. farmacisti, amministratori, direttori sanitari, ordini dei medici) della Regione interessate o da interessare ai temi dell’urodinamica.

5. Ruolo principale dei GIR-SIUD è quello di perseguire:

  •  il coordinamento e lo scambio culturale tra i Soci della Regione;
  • la individuazione e il supporto ai centri e alle singole figure professionali che si occupano di urodinamica e il loro coinvolgimento nelle attività della SIUD;
  • l’informazione e il coinvolgimento organizzativo e culturale delle Amministrazioni locali, i medici di Medicina Generale, gli Ordini dei Medici, le associazioni infermieristiche;
  • i rapporti a nome della SIUD con le Istituzioni locali amministrative, politiche e sanitarie;
  • gli scambi culturali con gli organismi associativi locali di Specialità e Professioni affini all’urodinamica;
  • interscambio culturale tra i Soci della regione, promuovendo lavori multicentrici, anche di tipo epidemiologico, e stimolandone l’invio dei risultati come contributo scientifico al Congresso Nazionale SIUD.

6. Per il conseguimento degli obbiettivi del punto 5 verranno incentivate da parte del Coordinatore riunioni operative tra i Soci e le altre figure interessate, per verificare la situazione regionale ed implementarla. Di tali riunioni e dei risultati conseguiti verrà compilato a cura del Coordinatore e inviato al CD un Report annuale, che verrà relazionato e discusso nella riunione annuale con il Consiglio Direttivo o sua commissione. Il Report comprenderà il computo dei Soci SIUD della Regione e un censimento dei Centri e delle figure professionali che si occupano di urodinamica.

7. Il CD fornisce ai GIR-SIUD il supporto informativo riguardo i Soci e divulga i risultati conseguiti anche tramite il sito web e le Newsletter SIUD; organizza una riunione annuale (o perlomeno nel triennio) con il CD o sua commissione e informa i Soci nell’Assemblea annuale.

8. Ai fini promozionali della SIUD e per la diffusione delle problematiche inerenti l’urodinamica potranno essere organizzate anche manifestazioni formative (annuali), che siano configurate come indicato al punto seguente e di cui il Coordinatore informa il Consiglio Direttivo il quale deve approvare preventivamente l’iniziativa. A consuntivo, il Coordinatore invia una nota, indicante la città, data, argomento, indirizzo, numero e tipologia dei partecipanti; ciò al fine di un computo complessivo delle attività effettuate dalla SIUD a livello locale.

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